Albert Heijn kon half oktober dagenlang niet bezorgen. Door een cyberincident lagen de distributiecentra stil, bestellingen bleven liggen en de aanvoer stokte. Voor de supermarkt zelf is dat een vervelende week. Voor de telers, groothandels en transporteurs die rond die distributiecentra werken, is het iets anders: een deel van hun omzet, planning en personeelsinzet valt weg, zonder dat ze er zelf iets aan hebben kunnen doen.
Een hack bij een ander, een probleem bij jou
Je eigen beveiliging kan op orde zijn en toch val je stil, omdat de partij waar een groot deel van je omzet vandaan komt dat niet is. Dat is een ander scenario dan waar we eerder over schreven, over paniek tijdens een hack bij jezelf. Hier gaat het om het moment dat een ketenpartner uitvalt en jij de gevolgen voelt, terwijl je zelf buiten het incident staat.
Afhankelijkheid is vaak bekend, een plan vaak niet
De meeste ondernemers weten precies wie hun grootste klant of leverancier is. Wat vaak ontbreekt, is een uitgewerkt antwoord op de vraag wat er gebeurt als die partij drie dagen, een week of langer niet bereikbaar is. Blijft je magazijn vollopen? Moet je personeel anders inzetten? Kun je tijdelijk aan iemand anders leveren, of hangt je planning volledig aan één afnemer? Zonder antwoord op die vragen is de eerste reactie bij uitval meestal improviseren: rondbellen, overleggen, en hopen dat het snel voorbij is.
Continuïteit begint met beleid, niet met improviseren
Bij Motics kijken we naar dit soort situaties vanuit continuïteit als geheel, niet als los ICT-vraagstuk. Wij noemen dat domein BCT: bedrijfscontinuïteit, met processen als een van de thema’s daarbinnen. Het uitgangspunt is simpel. Je kunt pas goed reageren op uitval van een ketenpartner als je vooraf hebt vastgelegd hoe je dat doet. Welke scenario’s zijn denkbaar, wie neemt welke beslissing, en binnen welke tijd moet je weer kunnen leveren of ontvangen? Dat beleid staat los van techniek. Het gaat over afspraken, rollen en de volgorde van handelen. Pas daarna kijk je welke systemen daarbij kunnen helpen.
Wat je nu concreet kunt doen
Een paar stappen die je zonder grote investering kunt zetten.
Breng in kaart welke klanten en leveranciers zo groot zijn dat uitval direct je proces raakt. Dat is de eerste stap: meten voordat je beleid maakt. Zonder dat overzicht weet je niet waar je risico werkelijk zit.
Beschrijf per grote afhankelijkheid een paar scenario’s. Wat doe je bij een paar dagen uitval, en wat bij een paar weken? Welke alternatieven heb je dan, en wie regelt dat?
Leg vast hoe je communiceert als een ketenpartner uitvalt. Wie informeer je als eerste, intern en extern, en via welk kanaal? Niets is zo verwarrend als een crisis waarin iedereen zelf bedenkt wie te bellen.
Bepaal je hersteltijd. Hoeveel dagen kun je overbruggen voordat het je bedrijf echt raakt, in omzet of in personeel? Dat getal bepaalt hoe snel je moet schakelen naar een alternatief scenario.
Betrek de mensen die het eerst merken dat er iets misgaat, vaak planning, logistiek of verkoop, bij het opstellen van dit beleid. Zij kennen de praktische knelpunten als geen ander, en een plan dat zij mee hebben vormgegeven, wordt ook echt gevolgd als het nodig is.
Van gevoel naar aantoonbaar
Veel bedrijven denken dat ze wel weten wat ze zouden doen als het misgaat. Dat gevoel is geen plan. Steeds meer brancheorganisaties en ketenpartners vragen om te laten zien hoe je met dit soort risico’s omgaat. Voor bedrijven die aantoonbaar richting NIS2 willen werken, telt een vastgelegd continuïteitsplan zwaarder dan het gevoel dat het wel goed komt. Dat begint niet bij nieuwe software, maar bij de vraag welke afhankelijkheden je hebt, en wat je hebt afgesproken voor het moment dat een van die ketenpartners uitvalt.
Een paar vragen die we vaak krijgen
Moet ik dit vastleggen voor elke klant of leverancier?
Nee, begin bij de paar partijen waarvan uitval echt impact heeft op je omzet of proces. Voor de meeste MKB-bedrijven is dat een kort lijstje, geen tientallen namen. Breid het overzicht later uit zodra je een aanpak hebt die werkt.
Wat als mijn grootste klant zelf niets vertelt over wat er aan de hand is?
Dat gebeurt vaker dan je zou willen, zeker zolang een onderzoek nog loopt. Richt je plan daarom in op signalen die je zelf kunt waarnemen, zoals uitblijvende orders, in plaats van op officiële informatie van buitenaf, en spreek vooraf af bij welk signaal je welke stap zet.
Is dit alleen relevant als ik rechtstreeks voor een grote partij werk?
Nee, ook een paar schakels verderop, bijvoorbeeld als toeleverancier van een toeleverancier, kun je de gevolgen voelen. Vraag jezelf af waar jouw omzet en planning vandaan komen, en volg die lijn een paar stappen terug.
Hoe vaak moet ik zo’n continuïteitsplan bijwerken?
Minstens een keer per jaar, en zeker na een verandering in je grootste klanten of leveranciers. Een plan dat nooit wordt bijgewerkt, sluit al snel niet meer aan op hoe je bedrijf er werkelijk voor staat.
Wil je weten waar jouw bedrijf kwetsbaar is als een ketenpartner uitvalt? Bij Motics brengen we dat soort afhankelijkheden samen met je in kaart, als onderdeel van een breder beeld van je continuïteit.
